Privacy of personal information is an important principle to Meritor Aftermarket Canada Inc. (the “Company”) and its affiliated companies. We are committed to collecting, using and disclosing personal information responsibly and only to the extent necessary in connection with the manufacture and sale of the goods and services we provide. We also try to be open and transparent as to how we handle personal information. This document describes our privacy policies.
Personal information is information about an identifiable individual. Personal information includes information that relates to their personal characteristics (e.g., gender, age, income, home address or phone number, ethnic background, family status), their health (e.g., health history, health conditions, health services received by them) or their activities and views (e.g., religion, politics, opinions expressed by an individual, an opinion or evaluation of an individual). Personal information is to be contrasted with business information (e.g., an individual’s business address and telephone number), which is not protected by privacy legislation.
The Company is a subsidiary of Meritor, Inc. (“Meritor”), a leading global supplier of drivetrain, mobility, braking and aftermarket solutions for commercial vehicle and industrial markets. Certain of our affiliates, contractors and consultants may, in the course of their duties, have limited access to personal information we hold. In particular, certain employees of Meritor, Inc. assist the Company in evaluating the creditworthiness of our customers. We restrict their access to any personal information we hold as much as is reasonably possible. We also have their assurance that they follow appropriate privacy principles.
Like all commercial enterprises, we collect, use and disclose personal information in order to serve our customers.
For our customers, the primary purposes for collecting personal information are to aid us in deciding whether to extend our customers credit and, if so what limitations and other terms will apply to any such extensions of credit. Examples of the type of personal information we collect for those purposes include the business owner’s home address and banking information.
We understand the importance of protecting personal information. For that reason, we have taken the following steps:
Access to paper and electronic information is limited to those employees of the Company and of Meritor who are involved in the collection and review of credit information for purposes of making credit decisions on behalf of the Company. In addition, passwords are used on computers.
Staff are trained to collect, use and disclose personal information only as necessary to fulfill their duties and in accordance with our privacy policy.
We need to retain personal information for some time to ensure that we can answer any questions you might have about the services provided and for our own accountability to external regulatory bodies. However, we do not want to keep personal information too long in order to protect your privacy. We keep our customers’ credit information for as long as is reasonably necessary in relation to the purposes for which such information was collected (usually for about five years) At the end of this five year retention period, or sooner, upon your request, or if we otherwise elect to do so, these customer credit files are destroyed
We destroy paper files containing personal information by shredding. We destroy electronicinformation by deleting it and, when the hardware is discarded, we ensure that the hard drive is physically destroyed. Alternatively, we may return some or all of the customer file to our customer.
With only a few exceptions, you have the right to see what personal information we hold about you. Often all you have to do is ask. We can help you identify what records we might have about you. We will also try to help you understand any information you do not understand (e.g., short forms, technical language, etc.). We will need to confirm your identity, if we do not know you, before providing you with this access. We reserve the right to charge a nominal fee for such requests. If there is a problem, we may ask you to put your request in writing. If we cannot give you access, we will tell you within 30 days if at all possible and tell you the reason, as best we can, as to why we cannot give you access. If you believe there is a mistake in the information, you have the right to ask for it to be corrected. This applies to factual information and not to any professional opinions we may have formed. We may ask you to provide documentation that our files are wrong. Where we agree that we made a mistake, we will make the correction and make commercially reasonable efforts tonotify anyone to whom we sent this information. If we do not agree that we have made a mistake, we will still agree to include in our file a brief statement from you on the point and make commercially reasonable efforts to forward that statement to anyone else who received the earlier information.
If you wish to express a concern or inquire about the processing of your personal data, you may contact the Data Protection Officer for Canada, Tim Heffron, SVP, Human Resources and CIO at timothy.heffron@meritor.com
For general inquiries, the Information and Privacy Commissioner of Canada oversees the administration of the privacy legislation in the private sector. The Commissioner also acts as a kind of ombudsman for privacy disputes. The Information and Privacy Commissioner can be reached at:
112 KENT STREET
OTTAWA, ONTARIO
K1A 1H3
Phone:(613) 995-8210
TOLL-FREE:1-800-282-1376
FAX: (613) 947-6850
TTY (613) 992-9190
Website: www.privcom.gc.ca
La protection des renseignements personnels est un principe fondamental de Meritor Aftermarket Canada inc. (la « société ») et de ses sociétés affiliées. Nous nous engageons à recueillir, à utiliser et à communiquer tous renseignements personnels de manière responsable et strictement dans la mesure nécessaire à la fabrication et à la vente des produits et services que nous offrons. Nous nous efforçons également de faire preuve d’ouverture et de transparence quant à l’utilisation que nous faisons de ces renseignements. Le présent document détaille notre politique de protection des renseignements personnels.
On entend par « renseignements personnels » toute information concernant un individu identifiable. Ces renseignements fournissent des indications notamment sur les caractéristiques personnelles de l’individu (par exemple : son sexe, son âge, son revenu, son adresse domiciliaire, son numéro de téléphone, son origine ethnique, sa situation familiale), sa santé (par exemple : ses antécédents médicaux, ses problèmes de santé, les services de santé reçus) ou ses activités et opinions (par exemple : religion, politique, opinions exprimées par une personne, opinion ou évaluation d’une personne). Il ne faut pas confondre les renseignements personnels et les renseignements commerciaux (par exemple : l’adresse et le numéro de téléphone de l’entreprise d’un individu), lesquels ne sont pas protégés par les lois sur la protection de la vie privée.
La société est une filiale de Meritor, Inc. (« Meritor »), fournisseur mondial de premier plan de solutions en matière de transmission, de mobilité, de freinage et de pièces de rechange pour le marché des véhicules commerciaux et de l’équipement industriel. Nous pouvons accorder à certains de nos consultants, sous‑traitants et sociétés affiliées un accès limité aux renseignements personnels que nous conservons, plus particulièrement à certains employés de Meritor qui participent à l’évaluation de la solvabilité de ses clients. Nous restreignons autant que raisonnablement possible leur accès aux renseignements personnels que nous conservons. Ceux-ci s’engagent également au respect des principes en matière de protection de la vie privée.
Comme toute entreprise, nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels afin de bien servir notre clientèle.
En ce qui concerne nos clients, l’objectif premier de cette collecte de renseignements consiste à nous aider à prendre des décisions éclairées dans l’octroi de crédit et, le cas échéant, en établir les limites et conditions. À titre d’exemple, nous conservons l’adresse domiciliaire ainsi que les renseignements bancaires personnels du propriétaire d’une entreprise.
Nous mesurons l’importance de la protection des renseignements personnels, c’est pourquoi nous mettons en application les dispositions qui suivent.
L’accès à l’information papier et électronique est limité aux employés de la société et de Meritor qui participent à la cueillette et à l’examen de l’information de crédit pour prendre les décisions afférentes au nom de la société. De plus, l’accès à tous les ordinateurs est protégé par mot de passe.
Le personnel est formé pour recueillir, utiliser et communiquer les renseignements personnels conformément à notre politique de protection des renseignements personnels et seulement lorsque l’exercice de leurs fonctions l’exige.
Nous devons conserver des renseignements personnels pendant un certain temps afin d’être en mesure de répondre à vos questions sur nos services et de rendre des comptes aux organismes réglementaires externes. Toutefois, nous ne gardons pas ces renseignements trop longtemps afin de protéger votre droit à la vie privée. Nous conservons les dossiers de crédit de nos clients pendant environ cinq ans. Cependant, nous supprimons immédiatement vos coordonnées si vous en faites la demande. Nous détruisons les dossiers de crédit de nos clients au terme de ces cinq ans ou plus tôt, si vous en faites la demande ou si nous en décidons ainsi.
es dossiers papier contenant des renseignements personnels sont déchiquetés et les renseignements électroniques sont supprimés. Lorsque nous nous débarrassons du matériel informatique, nous nous assurons de détruire physiquement le disque dur. Sinon, nous retournons une partie ou la totalité du dossier au client concerné.
À quelques exceptions près, vous avez le droit de consulter les renseignements personnels à votre égard que nous conservons suite à une demande de votre part. Nous pouvons vous aider à déterminer quels dossiers nous avons conservés à votre égard. Nous pouvons également vous aider à comprendre toute information que vous pourriez ne pas comprendre (formules abrégées, termes techniques, etc.). Avant de vous fournir un accès, nous devrons, si nous ne vous connaissons pas, confirmer votre identité. Nous nous réservons le droit d’imposer des frais minimes pour ces requêtes. En cas de problème, il se peut que nous vous demandions de présenter votre demande par écrit. Si nous ne pouvons vous accorder l’accès, nous vous en aviserons dans les 30 jours, si possible, et vous expliquerons le mieux possible la raison de ce refus. Si vous croyez que les renseignements que nous détenons sont erronés, vous avez le droit d’en demander la modification. Cela vaut pour toute information factuelle et non pour toute opinion professionnelle que nous avons pu nous faire. Il se peut que nous vous demandions de nous fournir des documents prouvant l’inexactitude de nos dossiers. Lorsqu’il y a eu erreur, nous ferons la correction et aviserons quiconque aura reçu cette information. Dans le cas contraire, nous ajouterons au dossier une brève déclaration de vous sur ce point, que nous ferons parvenir à quiconque aura reçu cette information.
Pour toute question ou inquiétude en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des données pour le Canada Tim Heffron, premier vice-président, Ressources humaines et directeur des systèmes d'information à l'adresse timothy.heffron@meritor.com.
Pour toute question d’ordre général, adressez-vous au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada qui supervise l’application de la législation sur la protection de la vie privée dans le secteur privé. Il agit également à titre de protecteur du citoyen dans les litiges en la matière. Voici les coordonnées du Commissariat à la protection de la vie privée :
112, RUE KENT